2,003: 슬롯
수정됨:2019년 3월
정의
직원 데이터는 노동부, 전자 연방 규정집, 일반 데이터 보호 규정(GDPR)을 포함한 국내 및 국제 규칙과 규제 기관의 적용을 받습니다. 이러한 규칙은 보호된 슬롯(PII)가 무엇인지 정의하며 고용주 및/또는 연방 계약 수신자가 이를 관리해야 합니다.
이러한 규칙 및 규정에 따라 대학은 데이터 요소의 일부 조합을 기반으로 직원의 신원을 합리적으로 결정할 수 있는 데이터 또는 슬롯를 PII로 간주합니다. 노동부에서는 PII를 다음과 같이 정의합니다.
정보가 적용되는 슬롯의 신원을 직접적 또는 간접적인 수단으로 합리적으로 추론할 수 있도록 허용하는 정보의 표현입니다. 또한 PII는 (i) 슬롯을 직접 식별하는 정보(예: 이름, 주소, 주민등록번호 또는 기타 식별 번호나 코드, 전화번호, 이메일 주소 등) 또는 (ii) 기관이 이를 통해 식별하는 정보로 정의됩니다.
또한 대학에서는 복리후생 계획과 관련된 슬롯 정보와 휴가, 근로자 보상 및 서비스 적합성을 목적으로 하는 고용과 관련된 의료 정보를 기밀로 간주합니다.
위의 정의는 이사회 핸드북에 구체적으로 정의된 경우를 제외하고 대학이 PII로 간주되는 직원 슬롯를 공유하는 것을 금지합니다.
이 인사 파일에 있는 다음 슬롯는 공개 슬롯이며 요청 시 대중에게 공개되어야 합니다: 직원의 이름, 직위, 직무 설명, 보상 및 혜택, 회사 주소 및 회사 전화번호, 고용 시작 날짜 및 종료 날짜 취업, 학력그리고작업 이력. (제2편, 5장, 섹션 6.2(b))
데이터 사용량
다음 데이터는 대학의 Workday 시스템에 수집되고 저장됩니다:
직원의 법적 이름, 선호하는 이름, 직함, 직장 전화번호, 우편 수신지, 이메일, 직군 그룹, 단위 및 비용 센터는 디렉터리 슬롯로 간주되며 일반 대중에게 제공됩니다.
성별, 민족, 장애, 퇴역군인 상태 슬롯 등 연방 및 주 보고 요건을 위해 수집된 데이터는 OFCCP(연방 계약 및 규정 준수 프로그램 사무국)에서 요구하는 차별 철폐 조치 목표에 대한 진행 상황을 개발, 모니터링 및 추적하는 데 사용됩니다. .
사회보장번호와 생년월일은 슬롯에 대한 초기 기록을 생성하기 위해 수집되며 다양한 대학 시스템과 비교됩니다. 기록이 확립되고 중복 조정이 완료되면 이 데이터의 활성 사용이 중단되고 슬롯 식별 번호로 대체됩니다.
직원은 Workday에서 집 이메일, 집 전화번호, 집 주소와 같은 데이터를 "비공개"로 표시할 수 있습니다. 또한 직원은 비상 연락처 슬롯를 입력해야 합니다.
미국 연방 정부 및 인증 기관과 같이 고등 교육 분야에서 널리 인정받는 기타 여러 조직은 정기적으로 대학에 슬롯를 요청하거나 요구합니다. 이러한 요청은 PII로 간주되는 일부 데이터 요소를 컴파일합니다.
PII 데이터 요소는 초대 목록, 프리젠테이션 또는 기타 필수적이지 않은 목적으로 내부적으로 사용되지 않습니다. PII 데이터는 인증과 같이 대학에 규제되거나 필수적인 사용 사례를 넘어서 외부로 전달되지 않습니다.
이 데이터에 액세스할 수 있는 슬롯은 데이터 관리자가 되며 UNR 보안 인식 및 허용 가능한 사용 정책을 준수하고 데이터에 대한 무단 액세스를 방지하기 위해 예방 조치를 취해야 합니다.
슬롯(GDPR)
2016년 4월에 승인된 슬롯(GDPR)은 유럽 연합(EU)에 위치한 데이터 주체에게 다양한 권리를 부여합니다. EU에 있는 주체가 채용 또는 고용 프로세스에서 요청한 데이터에 대해 우려 사항이 있는 경우 (775) 784-1495로 채용 헬프 데스크에 문의하여 규정을 준수하면서 GDPR 보호를 제공하는 대체 프로세스가 있는지 알아볼 수 있습니다.