61 : 무료 슬롯 유지 및 처분 일정
개정 :2018 년 5 월
네바다 대학교, 리노는 NSHE 무료 슬롯 보존 및 처분 일정을 준수합니다. 정책은에 있습니다.BOR 절차 및 지침 설명서 15 장.
섹션 1. 소개
이 무료 슬롯 보존 및 처분 일정은 2015 년 12 월 3 일에 리전트 핸드북, 타이틀 4, 1 장, 27 장에 따라 리전트 이사회에 의해 승인되었으며, 챔피언의 승인에 따라 개정되거나 개정 될 수 있습니다..
레코드 관리 프로그램
각 NSHE 기관 및 단위 (이사회, 장관 및 시스템 컴퓨팅 서비스 사무실), 무료 슬롯 관리를 위해
- 안전하고 비용 효율적이며 무료 슬롯에 포함 된 정보의 신속한 검색 및 보호를 허용하는 방식으로 무료 슬롯을 유지합니다.
- 기관이나 단위의 적절한 기능에 필수적이지 않은 불필요한 무료 슬롯 축적을 자제하십시오.
- 직원 및 학생의 기밀 개인 식별 정보 보호; 그리고
- NSHE 무료 슬롯 보존, 처분 및 기관 또는 단위 무료 슬롯 보관소 또는 주 무료 슬롯 보관소에 대한 보관 가치가있는 무료 슬롯의 보존, 처분 및 적절한 무료 슬롯 전송을 준수합니다.
무료 슬롯 유지 일정 - 특별 일정
NSHE의 무료 슬롯 유지 일정 (일정)은 기관 및 단위 무료 슬롯의 관리 및 처분을 제공합니다. 또한 운영의 제한된 측면에 고유 한 기관 또는 단위 무료 슬롯이있을 수 있으므로 일정 외에 고유 한 무료 슬롯 보존 및 처분 일정이 개발 될 수 있습니다.
승인 된 특별 무료 슬롯 보존 일정은 기관 또는 단위 웹 사이트 및 NSHE 절차 및 지침 매뉴얼에 게시해야합니다.
모든 NSHE 기관과 부대는 무료 슬롯 보존 책임자 역할을하도록 적어도 한 명 이상을 임명해야합니다. 무료 슬롯 보존 책임자는 무료 슬롯 관리 프로그램 및 무료 슬롯 유지 일정에 따라 무료 슬롯 관리 기관 또는 단위를 지원해야합니다.
기관이나 단위가 일정에 적용되지 않은 무료 슬롯을 식별하거나 개정이 필요한 곳을 식별하는 경우 기관이나 단위는 무료 슬롯 보존 책임자에게 문의하여 무료 슬롯 보존 일정에 대해 논의해야합니다. 일정에 대한 추가 또는 개정은 기관 또는 단위 무료 슬롯 보존 책임자 및 법률 고문의 승인을 받아야하며, 주 무료 슬롯위원회의 검토 후 총리의 승인을 받아야합니다..
보유 지침
일정은 포괄적 인 레코드 목록이며, 각 공식 저장소에 대해 무료 슬롯을 유지해야 할 시간 및 처분 기간을 나타냅니다. 일정은 나열된 무료 슬롯이 유지되어야하는 최소 기간을 식별합니다. 즉,이 보유 기간이 만료되기 전에 무료 슬롯 처분이 발생하지 않아야합니다.
직원이 무료 슬롯이 보관 검토를위한 무료 슬롯을 고려해야한다고 믿는 경우, 직원은 최종 결정을 내릴 무료 슬롯 유지 담당자와상의해야합니다..
전자 무료 슬롯 또는 종이 무료 슬롯 유지에 관한 일반 규칙
레코드는 사운드 레코드 관리 원칙과 일치하는 가장 효율적인 비용 효율적인 형식으로 유지되어야합니다. 문서가 전자 형식으로 만 유지되는 경우이 일정에 의해 승인 된 보존 기간이 만료 된 후에 만 삭제합니다.
처분 보류는 다음과 같습니다.
감사
해당 지역이나 기능의 감사가 시작되면 양육권의 무료 슬롯을 모두 파기해야합니다. 감사하는 동안 기밀 법칙에 따라 감사인에게 무료 슬롯을 제공해야합니다.
조사
귀하의 지역 또는 기능과 관련된 조사에 통보되면 조사가 완료 될 때까지 모든 무료 슬롯을 보존해야합니다. 구체적인 조언은 법률 고문과상의해야합니다.
소송
소송에 대한 통지를 받거나 합리적으로 예상 할 때, 소송의 주제와 합리적으로 관련된 모든 무료 슬롯의 파괴 또는 기타 처분을 중단하고 문서의 보존을 보장하고 일반 변호인과 상담하기 위해 레코드에 대한 소송을 제기해야합니다..
소송 보류와 관련된 무료 슬롯의 모든 파괴는 문제가 해결 될 때까지 중지되어야합니다. 문제가 해결되고 무료 슬롯의 적절한 처분에 대해 조언 할 때 귀하의 시스템이나 법률 고문에 의해 통보 받게됩니다.
섹션 2. 법정 정의 용어
"관리 가치"는 대행사가 기능을 수행하는 데 도움이되는 무료 슬롯에서 발견 된 값을 의미합니다.(NAC 239.575)
"재정 가치"는 금융 거래와 관련된 무료 슬롯에서 발견 된 가치와 주 정부 기관의 감사, 예산 및 회계 기능을 의미합니다.(NAC 239.600)
"법적 가치"는 집행 가능한 권리, 의무 또는 기타 법적 입장에 대한 증거가 포함 된 무료 슬롯에서 발견 된 가치를 의미합니다. 이 용어에는 모든 레코드 설정이 포함됩니다.
1. 제목이나 증서와 같은 소유권;
2. 결혼 라이센스 또는 운전 면허증과 같은 권리 또는 권한;
3. 계약, 임대 및 계약과 같은 의무;
4. 법원 판결, 승인 된 법률 및 규정과 같은 법적 조건;
5. 회의 또는 선언문과 같이 대중에게 영향을 미치는 통치 기관 (예 : 이사회, 학생 정부 및 재단위원회)이 취한 조치(NAC 239.625)
"연구 또는 보관 가치"는 행정, 재정 또는 법적 가치가 만료 될 수있는 무료 슬롯에 남아있는 장기적인 역사적 가치를 의미합니다.(NAC 239.675)
"공식 주 무료 슬롯"및 "비 레코드"
- NRS 239.080의 목적 상,"공식 주 무료 슬롯"법률, 규정 또는 기타 법적 명령에 따라 주정부 기관이 작성하거나받은 정보를 의미하거나, 기관 또는 합법적 인 후임자가 조직의 증거, 기능, 결정, 절차, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 기타 활동, 모든 공공 사업에 따라 보존되거나 적절합니다. 물리적 형태 나 특성에 관계없이 오디오 및 시청각 자료 또는 기타 다큐멘터리 자료를 포함한 읽을 수있는 자료.
- 이 문구에는 비 레코드 재료가 포함되어 있지 않습니다. 비 레코드 재료에는 다음이 포함됩니다.
- 정부 프린터로 인쇄 된 출판 된 책과 팜플렛, 책 및 팜플렛, 전화 또는 기타 비공식 노트, 데스크 캘린더, 스테나 그래퍼의 노트북에 대한 답변 패드, 안에 포함 된 정보가 투표 상태를 제외하고는 사용되지 않은 양식, 소식, 뉴스, 뉴스를 제외하고는 전사되지 않은 양식, 브로 릿지, 브로 릿지, 제목을 제외하고는 전사되지 않은 양식을 작성한 후에는 노트북이 있습니다. 출판, 스크랩북, 물리적 재산, 유물, 도서관 및 박물관 자료, 참조 또는 전시 목적으로 만 제작 또는 획득하고 보존하고, 참조의 편의를 위해서만 보존 된 추가 문서 사본 또는 출판물 및 처리 된 문서의 주식..
- 워크 서류 또는 초안에 법적, 재정, 연구 또는 보관 가치가 있음을 나타내는 평가가 수행되지 않는 한, 해당 워크 서류에서 개발 된 데이터를 수집하거나 컴파일하는 데 사용되는 작업 논문.(NAC 239.705)
비 레코드의 파괴
비 레코드는 법에 의해 금지되지 않으면 파괴 예정없이 언제든지 파괴 될 수 있습니다.
공식 무료 슬롯의 형태
공식 레코드는 전자 또는 디지털 전용, 원본 용지 또는 공식 저장소의 재량에 따라 디지털 대리 일 수 있습니다..
섹션 3. 리전트 이사회 의무
NAC 239.745
- 이사회는 무료 슬롯 관리 프로그램을 수립해야합니다. 이사회는 네바다 고등 교육 시스템의 각 캠퍼스에 무료 슬롯을 저장할 수있는 시설을 제공해야합니다.
- 이사회는 법률, 연구 또는 보관 가치로 네바다 고등 교육 시스템의 무료 슬롯 보존을 제공해야합니다. 이 하위 섹션에 달리 규정 된 경우를 제외 하고이 무료 슬롯은 NAC 239.740에 명시된 표준을 충족하거나 주 무료 슬롯 보관소로 이전되는 시설에 저장해야합니다.
섹션 4.이 정책을 읽어야하는 사람
NSHE 커뮤니티의 모든 구성원.
섹션 5. 절차 - 기관/단위
무료 슬롯 관리 책임
- 각 기관 또는 단위의 관리자 또는 피지명자는 다음을 수행해야합니다.
- 기관 또는 단위의 무료 슬롯 관리 관행 구현;
- 무료 슬롯 관리 관행 이이 정책과 일치하는지 확인하십시오.
- 사운드 무료 슬롯 관리 관행을 이해하는 기관 또는 단위의 직원을 지원합니다.
- 법적, 재정, 행정 또는 역사적 가치에 대한 비활성 무료 슬롯 보존. 이 레코드는 적절한 아카이브로 전송되어야합니다.
- 기밀 파일에 대한 액세스가 제한되어 있는지 확인하십시오. 선택된 아카이브 레코드에 대한 액세스에 대한 장기 제한은 해당 아카이브로 전송할 때 지정되어야합니다.
- 무료 슬롯의 검토 및 적절한 처분을위한 연간 기간을 설정합니다.
- 기관 또는 단위 무료 슬롯을 유지하는 부서 및 부서는 다음을 수행 할 책임이 있습니다.
- 이 정책에서 식별 된 무료 슬롯 관리 관행 구현.
섹션 6. 무료 슬롯 유지 일정 열 설명
무료 슬롯 유지 일정의 4 개의 열은 아래에 설명되어 있습니다.
열 1은 다음을 포함 할 수있는 다양한 유형의 레코드를 설명합니다.
- 레코드 :기관 또는 단위 사업 또는 법적 의무에 따라 생성, 수신, 무료 슬롯, 유지 또는 법적으로 제출 된 물리적 특성에 관계없이 모든 형태의 무료 슬롯 된 정보. 기관/단원 무료 슬롯은 기관 또는 단위의 조직, 기능, 정책, 결정, 결정, 절차, 운영, 거래 또는 기타 활동의 증거 역할을합니다.
- 비 레코드 :비 레코드 자료에는 정부 프린터, 비공식 노트, 비공식 노트, 사용되지 않은 빈 형식을 제외하고는 공개 된 자료가 포함되어 있지 않습니다. 투표 용지, 브로셔, 뉴스 레터, 잡지, 카탈로그, 가격 목록, 드래프트, 특정 프로젝트, 특정 프로젝트 및 기타 문서와 관련이없는 다른 문서와 관련이없는 모든 문서가 포함되지 않습니다. 비 레코드에는 기관/단위 또는 주 무료 슬롯 보관자가 수행 한 평가가 법적, 재정, 연구 또는 보관 가치가 있음을 나타내지 않는 한 양식, 데이터베이스, 백업 파일, 데이터를 수집 또는 컴파일하는 데 사용되는 작업 용지 또는 해당 작업 용지에서 개발 한 초안이 포함됩니다.
- 과도 :전화 메시지, 일부 이메일, 초안 및 기타 문서를 포함한 문서는 임시 가치에 대한 정보를 전달하는 데 도움이되는 매우 단기간 행정, 법적 및/또는 재정 가치를 가지며 행정, 법적 또는 재정적 사용이 확대되면 적절한 방식으로 배치해야합니다.
- 일반적으로 보존은 고정 된 기간이 아니며 이벤트 중심입니다. 몇 시간 정도 짧을 수 있으며 며칠 또는 몇 주 정도 일 수 있습니다.
- 참고 :레코드가 둘 이상의 범주로 떨어지는 경우 더 긴 기간은 통제됩니다. 주의 : 공식 리포지토리가 아닌 부서 및 부서는 중복 또는 여러 레코드 사본을 유지할 필요가 없습니다.
- 주의 :예를 들어 임상 관행에서 특정 무료 슬롯은 전자적으로 스캔 될 때 파괴 정책을 설정했습니다. 이러한 특정 정책은이 일반 정책보다 우선합니다.
이메일이란?이메일은 레코드 유형이 아니지만 미국 우편 서비스와 유사한 정보를 전달하는 수단입니다. 보존은 이메일 메시지의 내용을 기반으로합니다. 이메일 메시지가 아니라는 사실이 아닙니다.
이메일 (전자 메일) 메시지는 다음 구성 요소로 구성됩니다.
- 텍스트 메시지
- 메타 데이터 (대상, 시간, 시간, 날짜, 시스템 등)
- 첨부 파일
이메일은 "일반 서신"및 메모 및 전화 메시지의 역할을 크게 인수했습니다. 이메일 메시지가 레코드의 기준을 충족하는 경우 일정에 따라 관리해야합니다.
이메일 관리 :이메일을 효과적으로 관리하는 핵심은 가능한 한 빨리 행정/법적/재정 가치를 얻은 비 레코드 및 임시/일시적 무료 슬롯을 제거하는 것입니다. 따라서 진행중인 기준으로 관리 해야하는 이메일 만 남습니다. 직장 및 가정에서 "달팽이 메일"과 유사한 방식으로 이메일 관리에 접근해야합니다.
- 이메일을 열고 문서의 내용을 검토하십시오. 이것은 문서를 철저히 읽는 것을 의미 할 수 있지만, 일반적으로 문서, 제목 줄 및/또는 발신자가 다음을 결정하기 위해서는를 결정하는 것만으로도입니다.
- 비 레코드입니다"쓰레기 달팽이 메일"이 아닌 레코드가 쓰레기통에 던져 지거나 재활용되는 것처럼 즉시 삭제해야합니다..
- 일시적/일시적인 레코드입니다정보가 더 이상 행정, 법적 또는 재정 가치가 아닌 즉시 폐기해야합니다. 과도/일시적인 메시지에 대한 시리즈의 "과도/일시적인"폴더 또는 하위 폴더가 이러한 레코드를 관리하기 위해 만들 수 있습니다
- 무료 슬롯입니다따라서, 사무실/조직에서 작동하고 해당 장치의 수명주기를 효과적으로 관리 할 수있는 레코드 유형/시리즈, 프로젝트, 보유 시간 또는 기타 제출 스키마를 통해 적절한 폴더에 배치해야합니다.
열 2는 각 레코드의 공식 저장소를 식별합니다.
- 공식 저장소 :특정 유형의 기관 또는 단위 무료 슬롯의 보존 및 적시 파괴에 대한 책임이있는 것으로 지정된 부서, 부서 또는 부서 또는 최종 조치 또는 최종 결정의 사무실입니다. 이러한 책임은 부서, 부서 또는 부서 관리자 또는 피지명자에게 할당됩니다.
- 기관/단위 아카이브 :역사적, 법적, 재정 및 행정 가치의 무료 슬롯을 수집하고 보존 할 책임이있는 것으로 지정된 사무실, 부서 또는 부서. 그것은 기관, 공무원 및 구성 요소의 공식 무료 슬롯을 영구적으로 유지합니다.
열 3은 레코드 유지 기간을 설정하며, 이는 시간을 설정하거나 이벤트 중심 기간 일 수 있습니다. 아래는 보존 기간 용어에 대한 설명입니다.
- 문서는 일반적으로 행정 목적으로 더 이상 필요하지 않을 때까지 보관되며, 문서가 더 이상 사용되지 않아서 즉시 폐기되거나 보존 기간이있을 수 있습니다. 예 : 새로운 전략 계획이 채택 된 후 1 년 동안 전략 계획을 유지해야합니다.
- 문서가 생성되거나 이벤트가 발생하는 회계 연도와 예를 들어 지정된 시간 또는 회계 연도 수가 있습니다. "FY + 4 년", 이는이 문서가 회계 연도에 4 년 이상 더 많은 회계 연도에 보관되어야한다는 것을 의미합니다.
- 문서가 생성 된 캘린더 연도와 지정된 시간 또는 달력 연도 (예 : "Cy + 4 년,"이 문서는이 문서가 생성 된 연도에 4 년 더 늘어나야한다는 것을 의미합니다.
- 3 사이클 :이 보존 기간은 전자 백업 파일의 유지와 관련이 있습니다.
- 건물의 삶 :이 보존 기간은 구체적으로 건물과 관련이 있습니다. 마지막 유지 기간은 건물이 파괴되거나 판매 될 때 시작됩니다.
- 제품의 삶 :이 보존 기간은 구체적으로 제품과 관련이 있습니다. 최종 보존 기간은 제품이 더 이상 사용되지 않을 때 시작됩니다.
- 영구 :파괴하지 마십시오. 현장에서 유지하거나 아카이브로 보내십시오.
- 대체 될 때까지 :이 보존 기간은 일상적으로 업데이트되어 현재 버전에 의해 대체 된 문서와 관련이 있습니다.
열 4는 보존 기간이 만료 된 후 무료 슬롯의 적절한 처분을 명시합니다.
대부분의 레코드는 재활용 또는 삭제와 같은 규칙적인 방법으로 폐기 될 수 있습니다. 일부 레코드 유형은 유지 일정에서 기밀 또는 제한으로 식별됩니다.
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다음은 일정에 참조되는 적절한 처분 방법입니다.
"일반"-예를 들어 재건 또는 검색을 방해하지 않는 경우 버려지거나 버림, 삭제 또는 기타 처리 방법이 포함됩니다.
"Secure"-보안 처리는 정보를 재구성하거나 검색 할 수없는 무료 슬롯의 파괴를 의미하며, 예를 들어, 예를 들어 스토리지 매체의 소각, 파쇄, 펄프 링, 펄프 링, 펄프 링, 펄프 핑 또는 보안 전자 파괴를 포함합니다. 사회 보장 번호, 신용 카드 정보, 드라이버의 라이센스 번호, 환자 치료 정보 또는 정보 청지기가 지정한 기타 정보를 포함한 무료 슬롯을 포함하여 기밀 정보로 읽을 수없는 무료 슬롯을 파쇄하거나 렌더링합니다.
"아카이브 리뷰"-기관, 단위 또는 NSHE의 역사를 문서화 할 수있는 내용이있는 무료 슬롯은 파괴 전에 검토를 위해 기관/단위 아카이브 또는 주 무료 슬롯 보관소에 제출해야합니다. 기관 또는 단위 무료 슬롯에 대한 규정 된 보존 기간이 통과 된 경우, 문서를 보존 할 것인지에 대한 결정을 내려야합니다.
"아카이브"-기관, 단위 또는 NSHE의 역사를 문서화 할 때 장기적인 역사적 가치를 가진 레코드는 기관/단위 아카이브 또는 주 무료 슬롯 보관소로 이전되어야합니다. 이들은 기관이나 단위에 대한 법적, 행정 또는 재정 가치가 만료되었을 수있는 무료 슬롯이므로 무료 슬롯을 보존을 위해 적절한 무료 슬롯 보관소로 이전 할 수 있습니다.
기관/유닛 아카이브: 역사적, 법적, 재정 및 행정 가치의 무료 슬롯을 수집하고 보존 할 책임이있는 것으로 지정된 사무실, 부서 또는 부서. 그것은 기관, 공무원 및 구성 요소의 공식 무료 슬롯을 영구적으로 유지합니다.
"현장"-기관 또는 단위에 대한 진행중인 법적, 재정 또는 행정 요구가 입증 된 것으로 나타났습니다. 해당 위치에서 검색 할 수있는 전자 시스템의 유지 보수를 포함 할 수있는 해당 위치에서 영구적으로 유지해야합니다.
"기타"-일정에 따라 처분에 대한 다른 특정 지침이 제공 될 수 있습니다.
다른 "공식 리포지토리"가 아래에 표시되지 않으면 모든 무료 슬롯이 생성 된 사무실에서 유지되어야합니다.
섹션 7. 무료 슬롯 유지 일정
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 계정 지불/송장 무료 슬롯 | 생성 된 관리 및 금융 또는 사무실 | FY + 5 년 | 일반 |
| 불량 채무 문서 : 도서관 벌금 주차 티켓, 대출, 서비스 렌더링 지불과 같은 연체 계정 | 컨트롤러 사무실 또는 비즈니스 센터 | FY + 결제 또는 후출 후 4 년 | 일반 |
| 은행 조정 및 관련 작업장 | 행정 및 금융 | FY + 7 년 | 일반 |
| 입찰, 수락 : 구매 | 구매 | FY + 7 년 | 일반 |
| 입찰, 거부 : 구매의 경우 | 구매 | FY + 3 년 | 일반 |
| 채권/증권/참여 파일 증명서 | 행정 및 금융 | FY Final Redemption + 4 년 | 아카이브 |
| 금전 등록기 테이프/현금 및 신용 카드 영수증 문서 | 행정 및 금융; 생성 된 컨트롤러 사무실 또는 사무실 | FY + 4 년 | 일반 |
| 계정 차트 : 계정의 기관 목록 및 식별 코딩 | 행정 및 금융; 컨트롤러 사무실 | FY + 4 년 | 일반 |
| 비용 회계 문서 : 특정 항목 생산 비용 분석 또는 특정 작업 수행 | 생성 및/또는 컨트롤러 사무실의 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 배송 슬립 : 배송 된 항목을 나타내는 구매 제품과 함께 전송 된 문서 | 생성 또는 컨트롤러 사무실 사무실 | FY + 5 년 | 일반 |
| 엔 다우먼트 펀드 보고서, 연간 : 기부금 계좌에 의해 접수 및 지출 된 자금 보고서. 기부자에게 보고서의 형태 일 수 있습니다 | 보고서가 생성 된 재단 또는 시스템 사무소 | FY + 7 년 | 아카이브 |
| 엔 다우먼트 펀드 보고서, 정기 : 기부금 계좌에 의해 수집되거나 소비 된 자금의 정기 보고서 | 생성 된 파운데이션 또는 시스템 사무소 | FY + 7 년 | Secure |
| 재무 보고서/워크 서류, 연례 : 자산 및 부채를 보여주는 재무 문서의 연말 보고서, 학업 및 학생 서비스 영역과 같은 주요 자금 지원 영역에 의해 분류 | 행정 및 금융 | FY + 3 년 | 아카이브 |
| 재무 보고서, 분기 별/임시 : 기관 자산, 부채, 지출, 소득 및 주식에 대한 보고서. 연말 보고서가 아닌 정기 보고서 | 행정 및 금융 | FY + 1 년 | 일반 |
| 사기 파일 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| 사기 수표 | 수령 또는 조사 장소 | FY 수령 + 3 년 | Secure |
| 재고 제어 레코드 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | 일반 |
| 재고 제어 레코드 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | 일반 |
|
저널 : 지출 및 영수증을 포함한 기관 현금 거래, 사소한 현금 거래/보충 계정간에 청구를 전송하는 데 사용되는 무료 슬롯 및 계정 정보 요약 |
기관 컨트롤러 사무실 |
FY + 5 년 |
일반 |
| 구매 주문 (POS) | 컨트롤러 사무실 | FY + 7 년 | 일반 |
| 구매 카드 (PCARD) 및 여행 카드/여행 클레임 문서 : PCARD 및 여행 카드 사용, 거래 양식 및 기타 지원 문서에 관한 은행의 진술 포함 | 컨트롤러 사무실 | FY + 5 년 | 일반 |
| Registers-Bond : 보통 프로젝트 건설, 구매자, 구매 날짜,이자 기간 등에 판매되는 채권 목록 | 행정 및 금융 | 최종 상환의 FY + 4 년 | 일반 |
| Registers-Check : 수표가 지불 한 모든 현금 지출에 대한 책 또는 원본 항목 | 행정 및 금융; 컨트롤러 사무실 | FY + 5 년 | 일반 |
| 요청 | 비즈니스 센터 | FY + 4 년 | 일반 |
| 학생 계정 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY 등록 마지막 날짜 + 7 년 | Secure |
| 잉여 속성 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 시간 관리 문서 : 직원, 업무 학생 및 비 작업 학생의 문서 포함 | 생성 또는 인적 자원의 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 신뢰/신호 | 기초; 모금 사무소 | 영구 | 사이트 또는 아카이브 |
| 보증 (예 : 제품, 건설 등) | 행정 및 금융 | 제품의 삶 + 7 fy | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 인증 무료 슬롯 | 대통령의 사무실 | FY + 10 년 | 아카이브 |
| 광고 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| NSHE 또는 관련 기관의 설립/ 조례 및 무료 슬롯 : 기초, 연구 기업 등을 포함한 기사 | 생성 된 사무실 | 영구 | 사이트 또는 아카이브 |
| 이벤트 캘린더 | 생성 된 사무실 | 대체 될 때까지 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 어린이와 관련된 캠프 또는 활동 : 등록 및 기타 문서 | 생성 된 사무실 | FY + 25 세 또는 다수의 나이 + 7 FY | Secure |
| Chancellor Files | Chancellor 's Office | FY + 4 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 협의회/위원회 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 데이 케어 센터 라이센스 | 생성 된 사무실 | FY + 25 세 또는 다수의 나이 + 7 FY | Secure |
| 약물없는 학교 및 지역 사회 법 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 4 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 환경 모니터링 무료 슬롯 | 환경, 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 5 년 | 일반 |
| 일반 파일 : NSHE 및 외부 기관의 다른 부서의 서신, 메모, 보고서, 이메일 및 출판물로 구성 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | Secure |
| General Files-Upper Administration : 부총장, 부회장, 장관, 학장, 이사, 의장 및 이메일을 포함한 상위 수준 관리자의 파일로 구성 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 사고/사고 보고서 | 생성 된 사무실; 위험 관리 | FY + 7 세 또는 다수의 나이 + 7 FY | 아카이브 |
| 로그 : 작업 기능을 모니터링하는 데 사용되는 메일 로그, 전화 로그, 목록 및 일정 포함하지만 포함되지 않습니다. | 생성 된 사무실 | FY + 1 년 | 일반 |
| 메일 링리스트 | 생성 된 사무실 | 대체 될 때까지 | Secure |
| 자동차 무료 슬롯 : 소유권, 유지 보수 및 사용 사본 포함 | 행정 및 금융 | FY + 7 년 | 일반 |
| 조직 차트 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 아카이브 |
| 대통령 파일 | 생성 된 사무실 | FY + 4 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 공개 무료 슬롯 요청 파일 | 공공 무료 슬롯 책임자 또는 변호인 | FY + 3 년 | Secure |
| 보고서 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 전략 계획 | 대통령; 학장; | FY + 1 년 | 아카이브 |
| 잉여 속성 무료 슬롯 | 비즈니스 센터 | FY + 3 년 | 일반 |
| 시스템, 기관 또는 단위 정책 : 정책은 운영, 관리 또는 프로그램에 대한 특정 방향을 제공합니다. 정책은 적용 가능한 기관 또는 단위 전체 정책이며 기관 또는 단위의 사명 및 운영 효율성, 행동 또는 제약을 강화하고 관련 동상, 규정, 조례 또는 규칙과 일치해야합니다 | 이사회; 장관; | 대체 될 때까지 | 아카이브 또는 현장 |
| 전화 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 1 년 | 일반 |
| 필수 교육 과정 문서 : 훈련 과정과 관련된 메모, 전단지, 카탈로그, 등록 양식, 명단 및 기타 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 자격을 갖춘 장애 재향 군인 및 베트남 재향 군인에 따라 긍정적 인 행동 프로그램 | EEOC 사무실; 생성 된 사무실 | FY + 2 년 | 일반 |
| 장애가있는 미국인 (ADA) 규정 준수 무료 슬롯 | 인적 자원 | FY + 7 년 | Secure |
| 장애가있는 미국인 (ADA) 숙박, 응답 및 관련 문서에 대한 요청 | 인적 자원 | FY + 7 년 | Secure |
| 금지 된 차별, 보호 상태 (성희롱 포함) | 학생 행동 사무실; EEOC 사무소; | FY + 7 년 | Secure |
| 기각되거나 공로를 찾는 차별에 대한 불만 조사 | 학생 행동 사무실; EEOC 사무소; | 100 년 | 사이트 |
| Title VII, ADA 및/또는 GINA 필수 보고서 (고등 교육 직원 정보 보고서 EEO-6) | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 학업 진행률 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| 운동 장학금 (비 타이틀 | 운동 부서 | FY + 5 년 | Secure |
| 코치 및 보조 코치 파일 | 운동 부서 | FY + 5 년 | Secure |
| 컨퍼런스 면제 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| 자격 인증 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| 운동 공개 법 (EADA) 공개 | 운동 부서 | 연방 요구 사항 | 일반 |
| 재정 지원 문서 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| 피트니스 시설 사용 무료 슬롯 및 면제 양식 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| 졸업 성공 보고서 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| NCAA 팀 목록 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| NCAA 위반 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| NCAA 면제 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| 플레이어 채용 무료 슬롯 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | Secure |
| 규칙 및 규정 채용 | 운동 부서 | FY + 7 년 | 일반 |
| 규칙 및 규정 | 운동 부서 | FY + 7 년 | 일반 |
| 스카우트 보고서 | 운동 부서 | FY + 1 년 | Secure |
| 스포츠 일정 | 운동 부서 | FY + 1 년 | 일반 |
| 스포츠 프로그램 (이벤트 용) | 운동 부서 | FY + 1 년 | 일반 |
| 매년 NCAA에 제출 된 수입 및 비용 진술 | 운동 부서 | NCAA 요구 사항 | 일반 |
| 학생 진술서 | 운동 부서 | FY + 5 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 감사 보고서 파일 external | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | Secure |
| 감사 보고서 파일 내부 | 생성 된 사무실 | FY +7 년 | Secure |
| 작업 논문 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 이사회 또는위원회 회의를위한 의제 및 지원 자료 | 이사회 리전트 사무소 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 오디오 테이프 | 이사회 리전트 사무소 | FY + 5 년; 영구적 인 시간이 생성되지 않으면 | Secure |
| 일반 파일 : 서신 포함, 메모; 절차, 공지 등 | 이사회 리전트 사무소 | FY + 3 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 이사회 또는위원회 회의 분 | 이사회 리전트 사무소 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 보고서 : 이사회/이사회에 의해 생성되거나 제출 | 생성 된 이사회 사무실 또는 사무실 | FY + 3 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 작업 논문 : 입법 승인 예산, 요약, 작업 서류, 작업 프로그램, 개정, 지원 문서 | 행정 및 금융 | FY + 6 년 | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 서비스, 독립 계약, MOU, 협력 계약 및 관련 문서 | 시스템; 생성 된 사무실; | 종료 + 7 년 | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 석면 샘플링/평가 무료 슬롯 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 6 년 | Secure |
| 석면 교육 무료 슬롯 : 직원 교육 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY 최종 고용 날짜 + 1 년 | Secure |
| 오디오 그램 및 임계 값 검사 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 5 년 | 일반 |
| 노출 제어 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) EH & S | FY + 3 년 | 일반 |
| 화재 및 안전 검사 : 엘리베이터, 에스컬레이터, 보일러, 압력 용기 및 관련 장비를 포함하지만 포함되지 않습니다. | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 일반 |
| 응급 처치 보고서 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| HAZMAT : CAPP 화학 사고 예방 프로그램 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 5 년 | Secure |
| HAZMAT : 유해 폐기물 무료 슬롯의 발전기 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 5 년 | Secure |
| HAZMAT : 위험 커뮤니케이션 프로그램 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 4 년 | 일반 |
| HAZMAT : 위험한 재료 안전 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 30 년 | 일반 |
| HAZMAT : 유해 폐기물 생성기의 등록 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 6 년 | 일반 |
| 실험실 검사 보고서 : 실험실의 정기 검사 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 3 년 | 일반 |
| 산업 보건 및 안전 검사 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 5 년 | 일반 |
| OSHA 인용 게시물 | 게시물 게시물 | 3 일 | 일반 |
| OSHA 직원 의료 무료 슬롯 | 인적 자원- 별도의 기밀 파일 | FY + 30 년 | Secure |
| OSHA 노출 무료 슬롯 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 30 년 | Secure |
| OSHA 질병 및 부상 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 6 년 | Secure |
| OSHA 검사 및 위반 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 6 년 | 일반 |
| OSHA는 게시물 게시물 (인용 아님) | 게시물 | 대체 될 때까지 | 일반 |
| OSHA 직원 보호 장비 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 4 년 | 일반 |
| OSHA 필수 로그 및 산업 부상 및 질병 요약 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 6 년 | Secure |
| 방사선 안전 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | 주 및 연방 요구 사항이 더 길든 | Secure |
| 호흡기 적합 테스트 레코드 | 위험 관리; 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 1 년 | 일반 |
| 안전 프로그램 파일 | 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 4 년 | 일반 |
| 안전 교육 과정 문서 : 교육 과정과 관련된 명단 및 기타 무료 슬롯 | 위험 관리 또는 환경 건강 및 안전 (EH & S) | FY + 3 년 | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 보일러 검사 보고서 파일 | 시설 또는 규정 준수 관리자 | FY + 5 년 | 일반 |
| 구축 보안 및 보호 시스템 유지 보수 무료 슬롯 (예 : 주요 인증, 화재 경보 검사) | 시설 | FY + 7 년 | Secure |
| 자본 개선 입찰 및 계약 문서 | 구매 | FY 계약 종료 + 7 년 | 일반 |
| 자본 개선 프로젝트 파일 : 파란색 인쇄, 계획, 도면 등 포함 | 계획 및 건설 또는 시설 | 건물의 삶 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 일반 파일 : 관리 문서, 서신, 보고서, 시간 시트 | 시설 | FY + 5 년 | 일반 |
| 보류 및 완료된 작업 주문; 유지 보수 서비스 무료 슬롯 | 시설 | FY + 2 년 | 일반 |
| 안전 프로그램 파일 | 시설 또는 위험 관리 | FY + 5 년 | 일반 |
| 교육 문서 | 위험 관리 | FY + 7 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 교수 상원 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 아카이브 검토; 안전한 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 제한된 문서 로그 | 시스템 또는 법률 고문 | FY + 4 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 알코올 및 약물 검사 무료 슬롯 | 인적 자원- (직원 무료 슬롯과 별도로 유지됨) | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 고용 신청 : 고용 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 고용 신청 : 고용되지 않은 | 인적 자원 | FY + 1 년 | Secure |
| 배경 점검 및 모든 관련 문서 : 고용 된 직원 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 배경 점검 및 모든 관련 문서 : 비 채용 | 인적 자원 | FY + 1 년 | Secure |
| 혜택 문서 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 리전트 이사회 결정 : 인사 및 지정된 임원에 관한 | 리전트 이사회 비서 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 월급 및 직접 입금 배포 목록 및 양식 | 컨트롤러 사무실 또는 비즈니스 센터 | FY + 3 년 | Secure |
| 징계 무료 슬롯 : 분류 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 징계 무료 슬롯 : 교수 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 징계 무료 슬롯 : 교수진 혐의 | 대통령 | 1 년 (Code, Ch. 6, Sec. 6.15) | 요청이있는 경우 청구 된 사람에게 안전 또는 릴리스 |
| 평등 급여 법 무료 슬롯 : (예 : 같은 기관에서 이성 직원에게 임금 차이를 지불하기위한 기초를 설명하거나 설명하는 무료 슬롯) | 인적 자원; 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | Secure |
| 업무 성과 평가 : 교수진 및 직원 (평가, 클래스/코스 참조) | 인적 자원; 생성 된 사무실 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 교수 고용 문서 : 약속, 임기, 프로모션, 평가 | Provost; 학업; | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 가족 의료 휴가 법 (FMLA) | 인적 자원- (다른 인사 무료 슬롯과 별도로 유지됨) | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 임무를위한 피트니스 | 인적 자원- (인사 파일과 별도로 유지됨) | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| Grievances-Rassified | 비즈니스 센터 북쪽; 비즈니스 센터 사우스 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| Grievances-Aculty | 인적 자원; 교수 상원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 이민 및 귀화 무료 슬롯, I-9 양식 | 인적 자원; 생성 된 사무실; | 고용 날짜 + 3 년, 또는 1 년의 해고 1 년, 나중에 | Secure |
| 이민 개혁 및 통제법 무료 슬롯 | 인적 자원 | FY + 7 년 | Secure |
| 레코드 떠나 | 인적 자원; 생성 된 사무실 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 편지, 축하 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | 일반 |
| 네바다 윤리 승인 진술 | 인적 자원; 리전트 이사회 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | 일반 |
| Oaths | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 인사, 급여 및 퇴직 정보 | 인적 자원; 급여; | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 인사 무료 슬롯, 학생 : 업무 및 비 작업 학생의 문서 포함 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 분류 된 직원 부서에 대한 인사 요청 : 부서 내 직위가 비어있을 때마다 요청 | 인적 자원 | FY + 3 년 | 일반 |
| 위치 설명 | 인적 자원 | 활성 + 3 년 | 일반 |
| 채용 무료 슬롯 | 인적 자원 | FY + 3 년 | Secure |
| 형사 유죄 판결 문서의 자기 공개 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 실업 보상 무료 슬롯 | 인적 자원 | FY + 7 년 | Secure |
| 비자 관련 문서 | 인적 자원 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 자원 봉사 무료 슬롯 | 인적 자원 | 자원 봉사의 마지막 날짜 + 7 년 | Secure |
| 근로자 보상 무료 슬롯 : 업무 관련 부상 및 질병 | 인적 자원 및 위험 관리 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 응용 프로그램 개발 파일 : 자동화 된 응용 프로그램 시스템의 개발, 재 설계 또는 수정에 생성 및 사용 된 레코드 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 자산 인벤토리 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 7 년 | 일반 |
| 전환/마이그레이션 계획 : 하드웨어/소프트웨어 노후화 또는 유지 보수로 인한 장비 또는 컴퓨터 운영 체제 교체를 다루는 무료 슬롯 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 데이터 문서 : 자동화 된 시스템에서 데이터에 액세스, 검색, 조작 및 해석하는 데 필요한 레코드 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 재해 준비 및 복구 계획 : 재난시 데이터 처리 서비스의 재건과 관련된 무료 슬롯 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | 대체 될 때까지 | Secure |
| 직원 액세스 제어 및 보안 인식 파일 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 장비 지원 파일 : 데이터 처리 장비, 소프트웨어 및 기타 제품 및 공급 업체에 대한 정보. 사이트 방문 보고서, 서비스 보고서, 서비스 이력 및 서신을 포함한 특정 데이터 처리 장비에 제공되는 지원 서비스 무료 슬롯 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | 일반 |
| 하드웨어 문서 : 대행사의 데이터 처리 장비의 사용, 운영 및 유지 보수를 무료 슬롯하는 무료 슬롯 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 헬프 데스크 로그 및 보고서 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 1 년 | 일반 |
| 데이터 처리 정책 : 액세스, 보안, 시스템 개발, 데이터 보유 및 배치 및 데이터 소유권 포함. 데이터 입력 절차, 컴퓨터 장비 작동, 생산 제어, 테이프 라이브러리, 시스템 백업 및 데이터 처리 작업의 기타 측면 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | 대체 될 때까지 + 7 FY | Secure |
| 위험 분석 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 7 년 | Secure |
| 보안 평가 및 리뷰 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 소스 코드; 정보 시스템 사양 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 3 년 | Secure |
| 시스템 로그 파일 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | 90 일 | Secure |
| 사용 파일 : 로그인 파일, 시스템 사용 파일, 데이터 입력 로그 및 개별 컴퓨터 프로그램 사용 레코드를 포함하되 이에 국한되지 않는 컴퓨터 시스템 및 네트워크 사용을 모니터링하기 위해 생성 된 레코드 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | 90 일 | Secure |
| 사용자 액세스 레코드 : 관리 및 보안 목적으로 시스템에 대한 개별 액세스를 제어하기 위해 생성 된 레코드 | 시스템 컴퓨팅 서비스 또는 기관 IT Office | FY + 7 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 보험 증명서, 면책 계약, 홀드-허트없는 계약, 계약 ( "미성년자"참조) | 시스템 위험 관리자, 시스템 계약 코디네이터 또는 생성 된 사무실 | FY + 7 년 또는 클레임이 제시된 경우 청구가 위험 관리 및 보험 사무소로 넘겨주십시오 | 일반 |
| 잠재적 청구 무료 슬롯 | 위험 관리; 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 부동산 보험 검사 보고서 | 위험 관리 | FY + 5 년 | 일반 |
| 속성 손실 파일 | 위험 관리 | FY + 3 년 | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| IRS 세금 서류 : 1099S와 같은 문서를 포함합니다. 주 또는 연방 세금 무료 슬롯 | 관리 및 금융; 급여 | CY + 4 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 법적 파일 : 모든 소송, 연구, 서신 등 포함 | 일반 또는 시스템 변호사 | FY + 7 년; 변호인은 더 긴 보존 기간을 지시 할 수 있습니다 | Secure |
| 법적 의견 | 일반 또는 시스템 변호사 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 의료 전문 책임 청구/사건/판단/정착 | NSHE RISK MANAGEMENT/ UNSOM 법률 고문 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| Subpoenas | 일반 또는 시스템 변호사 | FY + 1 년 | 일반 |
| 상표 등록/ 특허 : 모든 관련 서신 및 문서 포함 | 기술 이전, 사무실 생성 또는 기타 지정된 사무실 | FY + 10 년 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 순환, 후원자 ID, 참조 요청 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| 인터 Library 차용 파일 : 재고 목적 (사용자가 아닌 자료의 물리적 위치 무료 슬롯) | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 인터 Library 대출 파일 : 재고 목적 (사용자가 아닌 자료의 물리적 위치 무료 슬롯) | 생성 된 사무실 | 행정 요구가 충족 될 때까지 | 일반 |
| 기타 행정 : 문서, 서신, 인벤토리 목록 등 포함 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 연체 된 재료의 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| 비디오 테이프 제작 레코드, 컬렉션 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 비즈니스 준회원 계약 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | 일반 |
| 임상 환자 청구 무료 슬롯 | 생성 또는 기관 컨트롤러의 사무실 | FY + 7 년 | Secure |
| 임상 환자 의료 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | 18 + 7 세까지의 미성년자; 다른 모든 것 -FY + 7 년 | Secure |
| 통제 약물 관리, 감사 및 분배 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | Secure |
| 일일 약물 분배 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | Secure |
| HIPAA 관련 양식, 준수 및 감사 문서 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | Secure |
| 처방 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 미성년자 (예 : 캠프)와 관련된 활동에 대한 해고/면제/무해/배상 문서 | 생성 된 사무실 | FY + 25 세 또는 다수의 나이 + 7 FY | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 오디오 테이프 | 기초; 학생 정부 | FY + 5 년; 또는 몇 분이 발생하지 않으면 영구 | Secure |
| 분, 통지, 의제, 지원 자료 등 | 기초; 학생 정부 | 영구 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 배경 점검 | 경찰서 | FY + 7 년 | Secure |
| 인용 : | |||
| 범죄 인용 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 주차 인용 | 주차 시행 | FY + 2 년 | Secure |
| 교통 인용 | 경찰서 | FY + 2 년 | Secure |
| 범죄/사고 보고서에는 교통, 강도, 폭행 등과 같은 임원과 관련된 모든 사건이 포함되어 있으며 서류 서류, 체포 무료 슬롯, 실험실 보고서, 피해자 정보 | 경찰서 | FY + 5 년 | Secure |
| 클리어 법 보고서 등에 대한 범죄 통계 | 경찰서 | 공개 공개/출판의 FY + 7 년 | Secure |
| 부서 보고서 | 경찰서 | 영구 | 사이트 |
| 디스패치 장치 전송 로그 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 디스패치 장치 전송 무료 슬롯 | 경찰서 | 90 일 | Secure |
| 장비 : 직원에게 발행 | 경찰서 | 장비의 삶 | Secure |
| 증거 및 압류 재산 | 경찰서 | 적용 가능한 사고/범죄 보고서 또는 사례와 동일합니다 | Secure |
| 증거 파괴 무료 슬롯 | 경찰서 | 적용 가능한 사고/범죄 보고서 또는 사례와 동일합니다 | Secure |
| 일반 무료 슬롯 : 서신, 지역 사회 봉사 프로그램, 기타 무료 슬롯 | 경찰서 | FY + 4 년 | Secure |
| 차량 내 녹음 | 경찰서 | 90 일 | Secure |
| 정보 연구, 보고서 및 정보 | 경찰서 | 5 년 | Secure |
| 내부 문제 | 경찰서 | 7 년 | Secure |
| 주간 식별 지수 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 조사 파일은 체포되지 않습니다 (다른 모든 사람들은 해당 사고/범죄 보고서 또는 사례 파일의 일부입니다 | 경찰서 | 제한 법령 | Secure |
| K9 레코드 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 인증 무료 슬롯 게시물 | 경찰서 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 라디오 및 자동차 로그 | 경찰서 | FY + 1 년 | Secure |
| 녹음 통신 | 경찰서 | 대체 될 때까지 | Secure |
| 보안 감시 테이프 | 경찰서 | 최소 보존 7 일 (필요하거나 소환되지 않는 한 증거로 소환되지 않는 한) | Secure |
| 성범죄자 등록 무료 슬롯 | 경찰서 | 개인의 삶 | Secure |
| 특정 범죄 무료 슬롯 : | |||
| DUI 및 가정 폭력 | 경찰서 | 사례 + 7 년의 FY | Secure |
| 살인 사건 및 성 범죄 | 경찰서 | 사례 + 65 년의 FY | Secure |
| 경범죄 | 경찰서 | 사례 + 7 년의 FY | Secure |
| 다른 중범 죄 | 경찰서 | 사례 + 25 년의 FY | Secure |
| 해결되지 않은 경우 | 경찰서 | 영구 | 사이트 |
| 교육 무료 슬롯 | 경찰서 | FY 최종 고용 날짜 + 7 년 | Secure |
| 영장/원하는 파일 | 경찰서 | FY + 3 년 | 일반 |
| 무기 퇴원 무료 슬롯 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 무기 재고 무료 슬롯 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 무기 자격 무료 슬롯 | 경찰서 | FY + 3 년 | Secure |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 공공 서비스 발표, 뉴스 릴리스, 정보 전단지, 브로셔, 뉴스 레터, 기타 간행물 등 | 정부 관계 또는 홍보 | FY + 5 년 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 리전트 보드에 대한보고 | 이사회 또는 장관 사무실 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 주 또는 연방 보고서 | 생성 된 사무실 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 증서 사본, 완화 : 부동산 거래와 관련된 기타 문서 포함 | 시스템, 기관 시설 또는 부동산 사무소 | 영구 | 아카이브 또는 현장 |
| 임대 | 시스템, 기관 시설 또는 부동산 사무소 | 만료 날짜 + 7 년 | 일반 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| 동물 연구 및 수의 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | Secure |
| 계약, 라이센스 및 라이센스 애플리케이션을 포함한 내보내기 수출 통제 관련 무료 슬롯; 입찰 초대; | 생성 된 사무실 | 필수 연방 유지 기간 - 귀, ITAR, OFAC 무료 슬롯 + 5 년; 더 긴 유지 기간은 정부 기관이 요청한 경우에만 적용될 수 있습니다 | Secure |
| 보조금 및 계약 : 고등 교육, 병원 및 기타 비 이익기구의 기관과 보조금 및 계약 관리 | 생성 또는 후원 프로젝트 사무소 사무실 | FY 최종 지출 보고서 제출 + 7 년, 보조금 또는 계약 측면에서 달리 명시하지 않는 한 | Secure |
| 보조금 및 계약 : 주 및 지방 정부에 대한 보조금 및 협력 계약에 대한 균일 및 행정 요구 사항 | 생성 또는 후원 프로젝트 사무소 사무실 | 시작 날짜 + 3 년 FY | Secure |
| 기관 또는 시스템 계약 : 특정 주, 연방 또는 계약 요구 사항에 따라 | 생성 된 시스템 사무실 또는 사무실 | 필수 주, 연방 또는 계약 유지 기간 | 해당 주, 연방 또는 계약 요건에 따라 파괴 또는 안전 |
| 기관 동물 관리 및 사용 무료 슬롯 (IACUC) | 생성 된 사무실 | 필수 주, 연방 또는 계약 유지 기간 | 해당 주, 연방 또는 계약 요건에 따라 파괴 또는 안전 |
| 기관 생물 안전 검토 무료 슬롯 : 재조합 DNA와 관련된 프로젝트 검토 | 생성 된 사무실 | 영구 | 현장 또는 아카이브 |
| 연구에서 인간 과목 사용을위한 기관 검토위원회 (IRB) | 생성 된 사무실 | 필수 주, 연방 또는 계약 유지 기간 | 해당 주, 연방 또는 계약 요건에 따라 파괴 또는 안전 |
| 연구 프로젝트-승인 : 제안, 예산, 회계 정보, 서신 및 보조금 자금 지원 및 비 기조 자금 지원 연구에 대한 보고서 | 스폰서 프로젝트의 생성 또는 사무실의 사무실 | FY + 5 년 또는 필수 주, 연방 또는 계약 유지 기간 | 해당 주, 연방 또는 계약 요건에 따라 파괴 또는 안전 |
| 연구 프로젝트 재검사 : 자금 지원 및 비 기조 자금 지원 연구에 대한 제안 및 서신을 포함하는 파일 | 스폰서 프로젝트의 생성 또는 사무실의 사무실 | FY + 1 년 | 해당 주, 연방 또는 계약 요건에 따라 파괴 또는 안전 |
| 스폰서 연구 | 스폰서 프로젝트의 생성 또는 사무실의 사무실 | 적용 가능한 보조금 규칙에 따라 | 해당 보조금 요건 또는 안전에 따라 파괴 |
| 레코드 유형 | 공식 저장소 | 보유 기간 | 처분 |
|---|---|---|---|
| Academic Catalogs | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 또는 학업 | 영구 | Secure |
| 수락 편지 | 입학 | FY + 1 년 | Secure |
| 교육 지원 프로그램 무료 슬롯 관리 | 생성 된 사무실 | 등록 + 3 년 또는 시험 날짜 + 3 년 | Secure |
| 고급 배치 결과 | 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 파일 조언 : 학생에 대한 메모, 학생이 취할 수있는 과정 및 학생과의 서신 포함 | 생성 된 사무실 | FY + 1 년 | Secure |
| 외계인 등록 영수증 카드 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | 일반 |
| 연례 임시 연방 보조금 회계 보고서 : 연방 정부에 연방 정부 보조금 프로그램에 대한보고 | 생성 된 사무실 | FY + 7 년 | 일반 |
| 입학/ 판결 신청 | 입학 | FY + 1 년 | Secure |
| 졸업 신청 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 도착 출발 무료 슬롯 | 국제 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 운동 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | 운동 협회 규칙/NCAA | Secure |
| 출석 무료 슬롯/명단 | 생성 된 사무실 | 기간 종료 | Secure |
| 감사 승인 | 레지스트라 | FY + 1 년 | Secure |
| 캠퍼스 신문 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | 영구 | 사이트 또는 아카이브 |
| 카탈로그 | 레지스트라 | 영구 | 아카이브 |
| 비자 상태 자격 증명서 | 국제 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 전공 변경 | 학업 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 코스 변경 (드롭/추가) | 레지스트라 | FY + 1 년 | Secure |
| 등급 무료 슬롯 변경 | 레지스트라 | 영구 | 사이트 또는 아카이브 |
| 개인 데이터 레코드 변경 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 클래스 목록/클래스 로스터 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | FY + 1 년 | Secure |
| 클래스 목록-오리올 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | 영구 | 사이트 또는 아카이브 |
| 클래스 일정 (학생) | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | 기간 종료 + 1 년 | Secure |
| 시작 프로그램 | 레지스트라 | 영구 | 사이트 또는 아카이브 |
| 서신 (학생) | 학업 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 상담 무료 슬롯 | 생성 된 곳 또는 부서의 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 코스 음절 | 생성 된 곳 또는 부서의 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 코스워크 : 학생 시험, 시험, 퀴즈, 서류, 프로젝트 등, 등급으로 이어지고 레지스트라의 공식 학생 무료 슬롯에 대한 게시물 | 강사 | 클래스 종료 + 120 캘린더 일 | Secure |
| 시험 신용 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | FY는 레코드 + 1 년에 적용 됨 | Secure |
| 시험 보고서/점수에 의한 크레딧 | 레지스트라 | FY + 1 년 | Secure |
| 신용/신용 승인 없음 (감사, 패스/실패) | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 커리큘럼 변경 승인 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 5 년 | Secure |
| 커리큘럼 개발 문서 : 새로운 프로그램 및 학위의 승인을 문서화하는 파일 | Provost 또는 Academic Affairs Office | 영구 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 학위 감사 무료 슬롯 | 학업 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 직접 대출 프로그램 | 재정 지원 사무소 | 연방 학생 원조 (제목 IV) 요구 사항 | Secure |
| 징계 행동 무료 슬롯- 퇴학 | 생성 또는 학생 행동 사무실 사무실 | 영구 | 사이트 |
| 징계 행동 무료 슬롯- 일반 | 생성 또는 학생 행동 사무실 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 이중 등록 양식 (고등학교) | 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| eLearning : 웹 기반 플랫폼, 시험, 평가, 채팅, 토론, 블로그 게시, Wiki 게시물 등 | Provost 또는 Academic Affairs Office | 클래스 종료 + 120 캘린더 일 | Secure |
| 엘러닝 코스 무료 슬롯 : 채점에 사용 | 학생 서비스 또는 학업 사무소 | 클래스 종료 + 120 캘린더 일 | Secure |
| 고용 승인 (업무 허가) | 국제 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 등록 확인 | 레지스트라 | FY + 1 년 | Secure |
| 입학 시험 결과/점수 | 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 평가, 수업/과정 : 학생의 요약 평가 | Provost 또는 Academic Affairs Office | FY + 1 년 | Secure |
| Federal Perkins Loan Program | 재정 지원 사무소 | FY 날짜 대출이 취소, 상환 또는 다른 만족 + 3 년 | Secure |
| FERPA : 요청, 제 3 자 승인, 항소 및 청각 결정 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | 영구 | Secure |
| 재정 지원 무료 슬롯 (비 타이틀 IV) : 밀레니엄, SSOG, 주 및 기관 지원 프로그램 장학금 | 재정 지원 사무소 | FY 상 + 3 년 | Secure |
| 외국 학생 : 교환 방문자 프로그램 -j-1 비자; 모든 무료 슬롯 | 유학생 및 학자 (OISS) | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 외국 학생 : SEVP보고 문서 (SEVP 인증 학교 만 해당) | 유학생 및 학자 (OISS) | 학생이 더 이상 학습 과정을 추구하지 않는 FY (또는 복직이 거부 될 경우 거부 날짜) + 3 년 | Secure |
| Grade Book | 생성 된 사무실 | FY 코스 완료 + 5 년 | Secure |
| 학년 변경 및 항소 문서 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 졸업 승인 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 졸업 목록 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | 일반 |
| 건강 직업 학생 대출 | 재정 지원 사무소 | 미국 보건 및 인간 서비스 요구 사항 | Secure |
| 고등 교육 지원 프로그램 ( "HEA"또는 "Title IV") 재정 지원 무료 슬롯 : 연방 퍼킨스 대출, 연방 업무 연구 (FWS), 연방 보충 교육 기회 보조금 (FSEOG), 연방 Pell Grant, ACG, National Smart Grant, William D. Ford Federal Loan | 재정 지원 사무소 | 연방 학생 원조 (제목 IV) 요구 사항 | Secure |
| Hold 또는 Encumbrance 승인 | 원산지 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 주택/기숙사 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 면역 무료 슬롯 | 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 강사 평가 학생들 | 딘 또는 부서장 사무실 | FY + 1 년 | Secure |
| 인턴쉽/서비스 학습 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 법률 서비스 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 입학에 관한 권고서 | 입학 및 무료 슬롯 또는 대학원 또는 전문 학교 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 추천서 기타 목적 | 입학 및 무료 슬롯 또는 대학원 또는 전문 학교 | FY 졸업 +3 년 또는 연도 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 군사 문서 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 이름 변경 승인 | 레지스트라 | FY + 1 년 | Secure |
| 64999_65020 | 재정 지원 사무소 | 미국 보건 및 인간 서비스 요구 사항 | Secure |
| 조직 : 클럽, 기타 학생 그룹 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 일반 |
| 조직 : 학생 정부- 헌법, 조례 및 기타 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY + 3 년 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 패스/실패 레코드 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 여권 번호 | 국제 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 배치 테스트 결과/ 점수 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 보호 관찰/ 정학/ 해고 무료 슬롯 | 학업 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 읽기 무료 슬롯 | 입학 및 무료 슬롯 또는 대학원 또는 전문 학교 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 채용 무료 슬롯 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| Reg 이메일 서신 (All) | 레지스트라 | FY 기간 + 1 년 | Secure |
| 등록 무료 슬롯 | 레지스트라 | FY 등록 기간 + 1 년 | Secure |
| 활동에 대한 릴리스/면제/무해한/배상 문서 : 비 소수의 학생 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 7 년 또는 FY 참석 기간 + 7 년 | Secure |
| 공식 청문회 요청 (FERPA) | 생성 된 사무실 | 영구 | 사이트 |
| 개인 식별 정보 (FERPA)의 요청 및 공개 | 생성 된 사무실 | 영구 | 사이트 |
| 교육 비용 진술 | 국제 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 재정적 책임 진술 | 국제 입학 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 학생 시험/논문 | 학업 | FY 코스 완료 + 1 년 | Secure |
| 학생 무료 슬롯 수용 및 등록 : 물론 변경, 감사 승인, 이메일, 서신, 전사 요청, 등록 확인, 이름 변경 | 레지스트라; 입학 및 무료 슬롯 | FY + 1 년 | Secure |
| 학생 무료 슬롯 수용 및 등록 : 학년 변경 항소, 졸업 승인, 입학 허가, 사전 배치 결과, 이중 등록 양식, 입학 시험 결과/점수, 면역 무료 슬롯, 모집 무료 슬롯, 권장 사항에 대한 권리의 면제, 외부 수용 또는 외부 문서, I-reccude, I-reccude, I-reccude, I-in-reccude, I-reccude, I-reccude, I-reccude에 대한 권리의 면제. 학생, 과부하 청원, 졸업 신청 및 배치 문서, 철수 승인/부재 | 레지스트라; 입학 및 무료 슬롯 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 학생 무료 슬롯 수락 및 등록되지 않음 : 기관 입학 및 등록과 관련된 학생 별 서신. 서신, 채용, 참조 및 권장 사항, 입학 시험, 고급 배치 문서 | 학생 서비스 또는 학업 사무소 | FY + 18 개월 | Secure |
| 학생 무료 슬롯 부서 : 학생들에게 기관에 대한 수용이없는 학생에게 통지하는 서한. 서신, 채용, 참조 및 권장 사항, 입학 시험 및 고급 배치 문서 | 학생 서비스 또는 학업 사무소 | FY 신청 기간 + 1 년 | Secure |
| 학생 채용 자료-일반 : 비디오, 출판물, 포스터, 광고 등 학생들을 모집하여 기관에 참석하는 데 사용됩니다 | 생성 된 사무실 | FY + 5 년 | 아카이브 검토; 정기적인 |
| 학생 등록 관련 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 디렉토리 정보의 비 공개에 대한 학생 요청 | 학생 서비스 | 영구 | 사이트 |
| 추천서에 대한 액세스 권한에 대한 학생 면제 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 무료 슬롯 공개에 대한 학생 서면 동의 | 학생 서비스 | 영구 | 사이트 |
| 성적표 요청 (학생) | 레지스트라 | FY + 1 년 | Secure |
| 성적 증명서 (고등학교 및 대학) | 레지스트라 | 영구 | 현장 |
| 전송 신용 평가 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 재향 군인 관리 인증/혜택 | 레지스트라, 입학 및 무료 슬롯 | FY 졸업 + 5 년 또는 FY 참석 마지막 기간 + 5 년 | Secure |
| 비자 관련 문서 | 국제 학생 사무실 | FY 졸업 + 5 년 또는 FY 참석 마지막 기간 + 5 년 | Secure |
| 직업 재활 및 교육 무료 슬롯 | 생성 된 사무실 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |
| 철수 승인 | 레지스트라 | FY 졸업 + 3 년 또는 FY 마지막 임기 + 3 년 | Secure |