62: 대학 무료 슬롯 보관 지침
수정됨:2018년 2월
A. 소개
네바다 고등 교육 시스템(NSHE) 무료 슬롯 및 처리 일정은 이사회 핸드북 제목 4, 1장, 27항에 따라 2015년 12월 3일 이사회에서 승인되었습니다. 일정은 다음과 같을 수 있습니다. 수정 또는 개정은 교육감의 승인이 있어야만 가능합니다.
NSHE 무료 슬롯 관리 프로그램은 다음과 같은 부분을 제공합니다:
각 NSHE 기관 및 단위(학사위원회, 교육감 및 시스템 컴퓨팅 서비스 사무실은 무료 슬롯 관리를 위해 다음을 수행해야 합니다.
1. 안전하고 비용 효율적이며 무료 슬롯에 포함된 정보를 신속하게 검색하고 보호할 수 있는 방식으로 무료 슬롯을 유지합니다.
2. 기관이나 단위의 올바른 기능에 필수적이지 않은 불필요한 무료 슬롯을 축적하지 마십시오.
3. 직원 및 학생의 기밀 개인 식별 정보를 보호합니다.
4. 보관 가치가 있는 무료 슬롯을 기관이나 단위 무료 슬롯 보관인 또는 국가 무료 슬롯 보관인에게 보관, 폐기하고 적절하게 이전하기 위해 NSHE 무료 슬롯 보관 일정을 준수합니다.
각 직원은 자신이 생성 및/또는 수신하는 무료 슬롯에 대한 일정을 준수해야 합니다. 각 기관 및 단위는 일정 또는 특별 일정에 따라 무료 슬롯을 관리해야 합니다.
기관 또는 단위가 일정에 포함되지 않거나 개정이 필요한 무료 슬롯을 식별하는 경우, 기관 또는 단위는 무료 슬롯 보유 담당자에게 연락하여 무료 슬롯 보유 일정에 대해 논의해야 합니다.
이 UAM 섹션과 무료 슬롯 보존 웹사이트(www.unr.edu/records-retention)는 대학 직원이 무료 슬롯을 적절하게 유지하고 폐기하는 데 도움이 되는 추가 지침을 제공합니다. 웹사이트에는 UAM 섹션에 언급된 자주 묻는 질문(FAQ)이 포함되어 있습니다.
B. 대학 무료 슬롯 보관 담당자
대학 총장은 교직원 담당 부학장을 대학 무료 슬롯 보관 책임자로 임명했습니다.
직원은 NSHE 무료 슬롯 보유 및 처리 일정에 관한 질문을 감독자에게 문의해야 합니다. 도움이 필요한 경우 감독자는 대학 무료 슬롯 보관 담당자에게 recordsretentionofficer@unr.edu로 문의해야 합니다.
C. 전자무료 슬롯 또는 서면무료 슬롯의 보존에 관한 일반규칙
NSHE 무료 슬롯 보존 및 처리 일정에 명시된 바와 같이, "무료 슬롯은 녹음 관리 원칙 및 관련 법률, 규칙, 규정 또는 법원 결정에 부합하는 가장 효율적이고 비용 효과적인 형식으로 유지되어야 합니다. 문서가 유지되는 경우 전자 형식으로만 가능하며, 이 일정에 따라 승인된 보관 기간이 만료된 후에만 삭제하세요."
프로세스가 진행 중인 경우 프로세스가 완료될 때까지 보존 기간이 시작되지 않습니다. 진행 중인 프로세스의 예로는 인증, 평가, 학생 상담 등이 있습니다.
D. 무료 슬롯의 검토 및 적절한 처리를 위한 연간 기간
많은 무료 슬롯의 보유 기간은 종종 회계연도 말과 연결됩니다. 이러한 이유로, 대학이 매년 모든 직원에 대한 무료 슬롯을 검토하고 적절하게 처리하는 기간은 이전 회계연도가 마감된 다음 8월입니다.
E. 비무료 슬롯 및 임시 무료 슬롯
일부 문서는 비무료 슬롯입니다. 비무료 슬롯은 더 이상 비즈니스 목적으로 사용되지 않을 때 언제든지 파기되거나 삭제될 수 있습니다. 단, 처분 보류로 인해 보존이 필요하지 않은 경우에 한합니다.
비무료 슬롯에는 다음이 포함되나 이에 국한되지 않습니다.
• 정부 인쇄소에서 인쇄한 자료를 포함하여 출판된 서적 및 팜플렛;
• 비공식 메모 및 "편의 사본";
• 명확하게 사전 결정 또는 심의를 위한 초안 또는 문서,
• 특별 프로젝트와 관련되지 않은 임시 보고서 및 참고 자료;
• 고정되어 있고 사용되지 않은 빈 양식(투표용지 제외);
• 브로셔, 뉴스레터, 잡지, 카탈로그 및 가격표;
• 데이터베이스 및 백업 파일;
• 국가 기관의 공식 활동 무료 슬롯으로 사용되지 않는 모든 문서, 그리고
• 데이터를 수집하거나 편집하는 데 사용되는 작업 문서 또는 해당 작업 문서에서 개발된 초안. 단, 다음 경우는 제외됩니다.
o 기관/단위 또는 주 무료 슬롯 보관소가 실시한 평가에 따르면 작업 서류 또는 초안에는 (i) 법적, (ii) 재정적 또는 (iii) 연구 또는 보관 가치가 있음이 나타납니다. (NAC 239.705(2) 참조).
편의 사본
공식 무료 슬롯이 아닌 문서의 모든 사본은 간편 사본으로 간주됩니다. 편의 사본은 비무료 슬롯이며 보유 기간 내 언제든지 파기될 수 있지만 공식 무료 슬롯보다 더 오래 보관할 수는 없습니다.
"일시적 무료 슬롯"은 모든 매체(전자, 종이 등)에 있을 수 있으며 임시 또는 매우 단기간 행정, 수준 및/또는 재정적 가치에 대한 정보를 전달하는 데 사용되는 문서를 포함합니다.
임시 무료 슬롯의 예로는 전화 및 기타 일상적인 메시지, 내부 회의 공지, 초안, 라우팅 슬립 및 통신에 사용되는 유사한 일상 정보가 포함되지만 특정 대학/단위 거래의 문서에는 해당되지 않습니다. FAQ 15를 참조하세요.
임시 무료 슬롯은 행정적, 법적 또는 재정적 가치가 만료된 경우 폐기될 수 있습니다. 단, 처분 보류로 인해 추가 보존이 필요하지 않은 경우에 한합니다. 그러한 보유가 없으면 임시 무료 슬롯은 해당 공식 무료 슬롯보다 오래 보관되어서는 안 됩니다.
게시자의 정크 메일/스팸/일반 메일은 보관할 필요가 없습니다.
수신자는 처분 보류가 없는 경우 의장, 학장, 교무처장 등의 어떤 종류의 캠퍼스 공지도 보관할 필요가 없습니다.
F. 이메일 및 기타 전자 무료 슬롯
이메일은 무료 슬롯일 수도 있고 아닐 수도 있습니다. FAQ 39~45를 참조하세요.
데이터베이스를 제외한 이메일 및 기타 전자 정보는 무료 슬롯 유형이 아닌 형식입니다. 물리적 무료 슬롯과 마찬가지로 정보의 형식이 아닌 내용에 따라 정보의 보존 및 처리가 결정됩니다.
이메일 보존은 이메일 메시지라는 사실이 아니라 이메일 메시지의 내용을 기반으로 합니다. 이메일 메시지가 무료 슬롯 기준을 충족하는 경우 일정에 따라 관리 및 보관되어야 합니다.
본 정책이 적용되는 이메일/서신을 보내는 것은 감독자의 책임입니다. 이메일과 서신을 보내는 교수진과 교직원은 보낸 자료의 사본을 보관해야 합니다.
이메일을 효과적으로 관리하는 열쇠는 관리적, 법적 및/또는 재정적 가치가 만료된 비무료 슬롯 및 임시 무료 슬롯을 가능한 한 빨리 제거하여 지속적으로 관리해야 하는 이메일만 제거하는 것입니다 - 계속되는 기초가 남아 있습니다.
• 이메일을 열고 내용을 검토하세요. 이는 문서를 철저하게 읽는 것을 의미할 수 있지만 일반적으로 문서, 제목 줄 및/또는 발신자를 대략적으로 살펴보는 것만으로 다음 사항에 해당하는지 판단할 수 있습니다.
o "달팽이 메일" 비무료 슬롯이 쓰레기통이나 휴지통에 버려지는 것처럼 비무료 슬롯이므로 즉시 삭제해야 합니다. 또는
o 정보가 더 이상 행정적, 법적 또는 재정적 가치가 없게 되는 즉시 폐기되어야 하는 임시 무료 슬롯입니다.
o 또는 무료 슬롯이므로 무료 슬롯 유형/시리즈, 프로젝트, 보존 시간 또는 사무실/조직에 적합하고 무료 슬롯의 수명 주기를 효과적으로 관리할 수 있는 기타 파일링 스키마별로 적절한 폴더에 배치해야 합니다. .
대학의 이메일 시스템은 이메일 무료 슬롯 보관을 지원하도록 구성되어 있습니다. Outlook에는 인사, 학생, 회계, 연구, 계약, 관리, 법률 범주의 기본 폴더가 있습니다.
G. 학업평가를 위한 무료 슬롯보유
교장실은 승진 및 재직 신청을 위한 공식 저장소입니다. 공식 인사 파일은 대학 수준과 인사부에 있습니다.
H. 학술과정 관련 자료
강의 계획서와 성적 무료 슬롯을 유지하는 것은 교수진의 책임입니다. 매 학기 말에 교수진은 각 수업의 성적표 사본을 보관해야 합니다.
나. 교직원이 대학을 떠나는 경우
1. 직원이 퇴사할 때 부서 사무실에 제공해야 하는 무료 슬롯: 강의 계획서, 성적부, 학생의 미반환 수업 과제.
2. 교수진이 대학을 떠나는 경우, 학과장은 적절한 보관을 위해 교수진의 강의 계획서, 성적부, 반환되지 않은 과목 과제물을 확보해야 합니다.
J. 면제/해제
서면 포기, 면제 또는 계약(예: 인턴십 또는 서비스 학습 계약)이 필요한 교육 또는 기타 학생 활동의 경우 부서는 원본 문서를 스캔하여 등록 사무실로 보낼 책임이 있습니다. 문서를 보관하세요.
K. 제어 장치
컨트롤러는 다음 무료 슬롯의 공식 저장소입니다:
회계 및 재무 무료 슬롯
• 지급 계정 송장, RFP
부실 부채 문서
• 대출, 제공된 서비스에 대한 지불 등 연체 계정
은행 화해 및 관련 문서
금전 등록기 테이프/현금 영수증 문서
계정과목표
• 모든 계좌 및 식별 코드가 포함된 기관 목록
신용카드 영수증
배송 전표
• 구매한 상품과 함께 부서에서 제공한 품목이 배송되었음을 나타내는 문서
저널
• 지급 및 영수증을 포함한 기관 현금 거래, 소액 현금 거래/보충 문서
• 계정 간 요금 이체 및 계정 정보 요약에 사용되는 무료 슬롯
구매 카드(PCard) 및 여행 카드/여행 청구서
• PCard 및 트래블 카드 사용에 관한 은행 명세서, 거래 양식 및 기타 증빙 서류 포함
등록 - 확인
• 수표로 지불된 모든 현금 지급에 대한 장부 또는 원본 항목