Formstack Guidelines
Formstack은 정보 기술 사무소와 기본 제출 정보를 일시적으로 캡처하도록 설계된 마케팅 및 커뮤니케이션 사무소에서 지원하는 공유 서비스입니다. Formstack은 프로그램 응용 프로그램, 학생 기록 또는 장기 스토리지에 적합한 플랫폼이 아닙니다.
FormStack 튜토리얼을 찾을 수 있습니다Formstack의 YouTube 채널및Formstack의 방법 기사. 이 페이지 하단에서 액세스를 요청하기 전에 모든 이용 약관을 읽으십시오.
이용 약관
사용자 요구 사항 및 기대
우리는 대학에 고정 된 수의 사용자가 있으며 계정에는 슬롯 무료체험 수와 제출 저장량에 대한 제한이 있습니다.
사용자는 다음을 준수 할 것으로 예상됩니다.
- 완료피망 슬롯숍 및 교직원매년.
- 접근 가능한 슬롯 무료체험 작성 및 유지 관리.
- FERPA 준수.학생 데이터를 수집하거나 보는 사람은 누구나 FERPA 교육을 완료해야합니다. 읽어주세요크레이지 슬롯(FERPA)뿐만 아니라데이터 저장 지침 페이지.
- 학생 데이터를 포함하는 슬롯 무료체험 제출물은 Formstack 또는 Marketing & Communications에서 복구 할 수없는 비밀번호로 암호화되어야합니다.
- 부서의 다른 사람들을위한 슬롯 무료체험을 구축/지원합니다.
- 사용자 정의 테마를 만들지 마십시오.
- 접근 할 수없는 필드를 사용하지 마십시오 : 신용 카드, 서명 또는 매트릭스
- 매년 유닛의 조직 Nevadabox 폴더로 제출물 이동.
- 매년 슬롯 무료체험을 검토하고 감사하여 최신 상태인지 여전히 필요한지 확인하십시오. 그렇지 않으면 오래된 슬롯 무료체험을 삭제합니다.
정보 기술 사무소 및 마케팅 및 커뮤니케이션 사무소는 규정 준수를 유지하기 위해 모든 슬롯 무료체험 및/또는 제출물을 변경할 권리가 있으며 1 년 이상 제출물을 삭제할 권리가 있습니다.
이용 약관을 준수하지 않으면 계정 액세스 손실이 발생할 수 있습니다.
사용 지침
대학에서 Formstack을 사용하기 위해 다음 지침이 만들어졌습니다. 가이드 라인은 웹 슬롯 무료체험을 통해 수집 해야하는 정보 유형을 설명합니다.
- 슬롯 무료체험에 대한 다음 정보를 수집하지 마십시오 :
- 사회 보장 번호
- 신용 카드 정보
- 보호 건강 정보 (PHI)
- 개인 식별 정보 (PII) 및 가족 교육 권리 및 개인 정보 보호법 (FERPA) 데이터와 같은 기밀 데이터는 다음 보안 가이드 라인이 준수하는 한 수집 될 수 있습니다.
- 암호화를 활성화해야합니다.
- NetID를 통한 인증을 시행해야합니다.
- FERPA 데이터 요소의 예는 다음과 같습니다.
- 이름
- 공식적으로 인정 된 활동 및 스포츠 참여
- 주소
- 전화 번호
- 운동 팀 구성원의 체중과 높이
- 이메일 주소
- 학위, 명예 및 수상
- 주요 연구 분야
- College
- 출석 날짜
- 졸업일
- 학부 및 대학원 상태
- 가장 최근의 교육 기관 또는 기관 참석
- 등록 상태 (풀 타임 또는 파트 타임)
- GPA (Grade Point 평균)
- 학년/시험 점수
- 표준화 된 시험 점수
- 실제 시간 등록
- 필요하지 않은 정보를 수집하지 마십시오.
- ADA 액세스 할 수 없으므로 다음 FormStack 구성 요소를 사용하지 마십시오.
- 날짜/시간 - 날짜가 필요한 경우 별도의 상자를 추가하여 날짜와 시간을 수집하십시오.
- "라디오 및 확인란의 다른 추가"옵션. "기타"정보를 수집하려면 고유 한 짧은 답변 상자를 추가하십시오.
- 서명 상자 - 계약 및 사용자의 이름을 입력하는 텍스트 상자가있는 필수 확인란을 만듭니다.
데이터 스토리지
- 보안 하에서 암호화 저장된 데이터 옵션을 사용하여 민감하고 기밀 데이터를 저장해야합니다.
- 민감하고 기밀 데이터는 데이터 저장 지침에 따라 저장 될 수 있습니다.
- 슬롯 무료체험 제작자 및 대학/부서는 수집 된 모든 데이터에 책임이 있습니다.
- 보안 또는 데이터 위반이 발생한 경우 대학 최고 정보 보안 담당자에게 즉시 통지해야합니다.
- FERPA 및/또는 HIPAA 교육에 참석하려면 민감하고 기밀 데이터를 수집하거나 액세스하는 사용자
컨벤션 이름 지정 및 저장
새로운 슬롯 무료체험
적절한 이름 지정 규칙 및 슬롯 무료체험 구성은 슬롯 무료체험의 쉽게 유지 관리 및 지원을 제공 할 수 있습니다.
- 소속 부서에 해당하는 왼쪽 패널의 폴더를 왼쪽 클릭하십시오. 예를 들어 교육중인 경우 EDU EDUCATION 폴더를 클릭하십시오.
- 부서의 폴더 내부에서 슬롯 무료체험을 만듭니다. "새 슬롯 무료체험 만들기"라는 페이지 오른쪽 상단의 파란색 버튼을 왼쪽 클릭하십시오.
- 슬롯 무료체험 이름 필드 아래에서 해당 부서에 속하는 3 ~ 4 자리 문자 약어를 제공하십시오. 예를 들어, 교육을받은 경우 슬롯 무료체험을 (EDU)로 접두사하고 싶습니다.(EDU) 대학 성인 슬롯 무료체험슬롯 무료체험의 유효한 이름입니다. 참고 : FormStack 웹 사이트의 왼쪽 폴더 패널에서 슬롯 무료체험 이름의 전체 목록을 볼 수 있습니다.
- 슬롯 무료체험 URL 필드를 간결하고 정확한 이름으로 편집합니다.
기존 슬롯 무료체험
기존 슬롯 무료체험이 있고 어디에 두어야하는지 확실하지 않은 경우 다음 단계를 따르십시오.
- 작업중인 슬롯 무료체험의 왼쪽은 상자입니다. 해당 상자를 클릭하십시오.
- "이동"버튼을 클릭하십시오.
- 슬롯 무료체험 또는 슬롯 무료체험 목록을 적절한 폴더로 이동하십시오. 적절한 폴더가 존재하지 않으면 마케팅 및 커뮤니케이션을 알리면 귀하를 위해 하나를 만들 것입니다.
*참고 : 마케팅 및 커뮤니케이션은 조직을 포함한 모든 FormStack 슬롯 무료체험을 적절한 폴더로 및 적절한 이름으로 바꾸는 슬롯 무료체험을 정리할 수 있습니다..
연간 감사 요구 사항
- 비밀번호로 잠기지 않은 FERPA 보호 정보를 캡처하는 모든 슬롯 무료체험은 백업없이 삭제됩니다. (보호되는 정보는 무엇입니까?)
- 1 년 이상 참조하는 모든 슬롯 무료체험은 백업없이 삭제됩니다.
- 1 년 이상 전에 모든 슬롯 무료체험 제출물이 백업없이 삭제됩니다.
- "분류되지 않은"폴더의 모든 슬롯 무료체험은 백업없이 삭제됩니다.
- "아카이브"폴더의 모든 슬롯 무료체험은 백업없이 삭제됩니다.
여기에 필요한 조치가 있습니다 :
- 매년 7 월 1 일 이전에 Purview 내의 모든 슬롯 무료체험을 검토하십시오. 귀하의 부서의 리더십과 파트너십을 맺어 어떤 슬롯 무료체험/제출이 백업되어야하는지, 그리고 팀에 액세스하는 방법을 결정하십시오.
- 현재 사용 중이거나 매년 사용 중입니까?
- 그렇다면 현재 acedemic 연도 전에 제출물을 삭제하십시오.
- 제출물을 보관 해야하는 경우 Nevadabox, OneDrive/SharePoint와 같은 SSO 보호 플랫폼으로 제출물을 내보내는 것은 귀하의 책임입니다.
- 아니오 인 경우 슬롯 무료체험을 삭제하십시오.
- 그렇다면 현재 acedemic 연도 전에 제출물을 삭제하십시오.
- 올바른 사람에게 이메일 제출 알림으로 설정되어 있습니까?
- 현재 사용 중이거나 매년 사용 중입니까?
- 7 월 1 일 이전에는 해당 지역에 속한 슬롯 무료체험을 "분류되지 않은"및 Formstack의 장치 폴더로 옮깁니다..
- 7 월 1 일 이전에는 해당 지역에 속한 슬롯 무료체험을“아카이브”에서 Formstack의 장치 폴더로 옮깁니다..
액세스 요청
액세스는 사용 가능한 좌석에 따라 다릅니다. 주요 장치가 기존 FormStack 사용자가 있으면 액세스가 거부 될 수 있습니다.